Como enviar mensagem de cobrança para clientes

Cobrar clientes é uma situação delicada, especialmente para Microempreendedores Individuais (MEI), que costumam ter uma relação próxima com a sua clientela. Enviar uma mensagem de cobrança de forma correta, sem prejudicar o relacionamento, é um desafio que exige sensibilidade e uma abordagem estratégica.

No entanto, é uma tarefa necessária, afinal cobrar não é errado; pelo contrário, é importante para receber os pagamentos em dia e organizar as finanças da sua empresa. Para te ajudar, preparamos este artigo com dicas de envio de mensagens de cobrança que sejam claras, respeitosas e eficazes.

A importância do tom certo na mensagem de cobrança

Manter uma comunicação positiva com os seus clientes é muito importante. Por isso, lembre-se que o objetivo de uma mensagem de cobrança não deve ser apenas receber o pagamento, mas também garantir que o cliente se sinta respeitado e valorizado, incentivando um relacionamento de longo prazo.

Então, para acertar no tom da mensagem de cobrança:

• evite tons agressivos ou acusatórios;

• utilize uma linguagem simpática e objetiva;

• reforce a importância do cliente para o seu negócio.

Como criar uma mensagem de cobrança eficaz

No seu dia a dia, você pode se deparar com diversas situações que exigem o envio de uma mensagem de cobrança, como:

• clientes que esquecem o prazo de pagamento;

• clientes que compram de você com frequência mas sempre pagam com atraso;

• clientes que alegam dificuldades financeiras temporárias.

Para agir corretamente em casos como esses, confira a seguir algumas dicas que separamos e exemplos de mensagens de cobrança que podem ser enviadas pelo WhatsApp, por e-mail ou mesmo por carta.

Mensagem pelo WhatsApp

O WhatsApp é um canal rápido e acessível, mas é preciso ter cuidado com a forma de se comunicar com o seu cliente por lá. Veja a seguir algumas sugestões de mensagem de cobrança por esse canal para diferentes momentos.

• Primeiro lembrete (antes do vencimento)

Olá, [nome do cliente]! Espero que esteja bem. Estou passando para lembrar que o vencimento da sua [compra/assinatura] é no dia [data]. Caso já tenha feito o pagamento, desconsidere essa mensagem. Obrigado!

• Cobrança após o vencimento (educada e informativa)

Olá, [nome do cliente], tudo bem? Notamos que o pagamento referente à [compra/serviço] com vencimento em [data] ainda não foi identificado. Por favor, entre em contato para regularizar ou informar se precisa de algo. Agradecemos muito pela atenção!

• Mensagem reforçando a importância da regularização

Oi, [nome do cliente], estamos entrando em contato para lembrar que o pagamento da [compra/serviço] ainda está pendente. Sabemos que imprevistos acontecem, por isso estamos aqui para ajudar. Caso precise negociar ou tenha dúvidas, é só nos avisar. Obrigado!

Mensagem por e-mail

O e-mail é uma alternativa mais formal, ideal para detalhar informações ao cliente, como valores e vencimentos. Veja um exemplo abaixo.

• E-mail de lembrete de pagamento

Assunto: Lembrete de pagamento pendente

Texto do e-mail:

Prezado(a) [nome do cliente],

Gostaríamos de lembrar que o pagamento no valor de [valor da compra/serviço] referente à [compra/serviço], com vencimento em [data], ainda não foi identificado.

Caso já tenha sido efetuado, pedimos que desconsidere esta mensagem.

Se houver dúvidas ou precisar de suporte, estamos à disposição.

Atenciosamente,

[Seu nome ou nome da empresa]

Mensagem por carta formal

Embora não seja muito usada, a carta pode ser útil em casos mais formais ou quando as mensagens por outros canais não funcionarem. Veja um exemplo abaixo.

• Carta de lembrete de pagamento

Prezado [nome do cliente],

Estamos entrando em contato para informá-lo da pendência no pagamento referente ao [detalhar serviço/produto], vencido em [data].

Caso já tenha realizado o pagamento, desconsidere esta mensagem.

Estamos disponíveis para quaisquer esclarecimentos.

Atenciosamente,

[Seu nome ou nome da empresa]

Outros canais úteis para cobranças

Além dos exemplos acima, você pode utilizar outros canais para comunicar seus clientes sobre pendências em pagamentos, como:

• telefone: ideal para resolver questões mais urgentes, pois garante um tom humano e a possibilidade de negociar diretamente.

• SMS: rápido e eficiente para lembretes curtos;

• plataformas especializadas: ferramentas e sistemas automatizados podem ajudar a organizar cobranças com profissionalismo.

Em todos esses casos, lembre-se de manter o tom cordial, simpático e objetivo, mantendo a proximidade e a boa relação com seu cliente.

Dicas gerais para enviar mensagem de cobrança sem prejudicar o relacionamento

• Personalize a mensagem: sempre use o nome do cliente e mencione detalhes do serviço ou produto contratado. Isso demonstra cuidado e profissionalismo.

• Seja breve e claro: evite longas explicações. Mensagens diretas são mais eficientes e evitam mal-entendidos.

• Dê alternativas de contato ou pagamento: inclua links para pagamento, canais de atendimento ou opções de parcelamento, se possível.

• Mantenha o foco na resolução: mostre-se disponível para ouvir e buscar soluções. Isso fortalece o vínculo com o cliente.

• Escolha o momento certo para cobrar: evite horários inconvenientes, como muito cedo ou tarde da noite. Prefira horários comerciais, pois o cliente estará mais receptivo.

• Adapte a mensagem ao histórico do cliente: para clientes que pagam pontualmente, um lembrete mais casual pode funcionar. Já para clientes que atrasam com frequência, é útil incluir informações mais detalhadas e opções de negociação.

• Evite muitas cobranças no mesmo dia: dar um intervalo razoável entre as mensagens evita que o cliente se sinta pressionado. Caso ele não responda, programe um número limitado de lembretes, como três mensagens em intervalos semanais. Se mesmo assim não tiver respostas, busque outra abordagem, como uma ligação educada.

Tenha um bom relacionamento com seus clientes com a ajuda do Sebrae/SC

Enviar uma mensagem de cobrança não precisa ser um processo desgastante. Usando o tom certo e os canais adequados, você pode equilibrar a necessidade de receber pagamentos com a manutenção de um bom relacionamento com seus clientes. Para isso, lembre-se de ser empático, objetivo e esteja sempre aberto ao diálogo.

Além disso, é importante saber como lidar com a inadimplência quando nem mesmo as mensagens resolverem. Para isso, você pode contar com o Sebrae/SC: temos um e-book exclusivo e gratuito com dicas para lidar com situações de inadimplência e estratégias de negociação!