Gestão de custos e despesas: como reduzir estes indicadores

A gestão de custos e despesas é uma atividade que visa garantir que a empresa consiga manter sua operação, evitando o desenvolvimento de dívidas e tendo lucro. Apesar de ser uma tarefa fundamental para o negócio, algumas empresas não sabem como executá-la. 

As empresas desconhecem quais são seus custos e suas despesas, com isso não conseguem reduzir os gastos e aproveitar as oportunidades. Preparamos um material para ajudar quem está enfrentando dificuldades para fazer uma boa gestão de custos e despesas. Continue lendo o artigo e confira!

Por que a gestão de custos e despesas é importante?

De acordo com um levantamento realizado pela empresa de informações de crédito, Boa Vista Serviços, de todas as empresas que decretaram falência em 2018, 96,5% eram pequenos negócios. O índice superou o levantamento do ano anterior, que registrou um total de 93%.  

A declaração de falência não quer dizer que a empresa fechou de fato, mas é uma forma de comunicar que a operação não está mais ativa. Isso evita cobranças tanto por parte dos fornecedores, quanto por parte da justiça - quando a empresa tem muitos processos trabalhistas em andamento. 

Essa tem sido a alternativa adotada por muitas empresas que não conseguem arcar com os gastos do negócio. O comportamento é um reflexo da falta de planejamento dos gestores. De acordo com o estudo Causa Mortis, desenvolvido pelo Sebrae, que mostra os principais fatores que levam às empresas a fecharem as portas, 42% não sabiam quanto precisavam vender para cobrir custos e gerar lucro.

Gestores e empreendedores que não tinham uma visão detalhada de seus custos e despesas, por isso, não conseguiram organizar as finanças do negócio, de forma que pudessem equilibrar os custos, as despesas e os lucros. 

Como gerenciar os custos e as despesas da empresa?

Muitos empresários, principalmente no início do negócio, têm dificuldade para cuidar das finanças do negócio. Isso acontece porque falta conhecimento com relação aos fundamentos básicos de gestão financeira. A começar pelos termos custos e despesas. Você sabe quais são as diferenças entre eles? Veja a seguir!

O que são custos?

O custo é formado por todos os itens necessários para produzir um produto ou serviço. Ou seja, a matéria-prima, mão de obra, depreciação dos equipamentos etc. Mas também pode ser internet, água, telefonia, desde que sejam fundamentais para o desenvolvimento dos negócios da empresa. Os custos podem ser fixos ou variáveis. 

O que são despesas?

A despesa é formada pelos gastos que são necessários para administrar um negócio. Em geral, são contas que a empresa precisa pagar todos os meses, como por exemplo, contas de consumo, salários, aluguel, materiais de escritório etc. As despesas, em geral são fixas. Contas pagas todos os meses, mas que podem ter valores diferentes. 

O gestor deve identificar quais são os custos e as despesas do negócio

A gestão de custos e despesas começa com a empresa listando e categorizando seus gastos. É preciso entender e definir o que são custos e o que são despesas. Dessa forma, o gestor saberá quanto a empresa tem de despesa fixa, contas que devem ser pagas todos os meses, e quanto precisará investir no desenvolvimento de um produto específico.

Por exemplo, você tem uma empresa de doces de festa. A empresa está localizada em um prédio alugado e você tem três funcionários. O gasto com aluguel, consumo de energia, água, salário dos funcionários, seu pró-labore formam as despesas do negócio.

Os gastos com chocolate, farinha, leite, volume de água, tempo de uso de energia etc., são os custos para produzir um doce específico. Ao fazer essa lista, você sabe quanto de dinheiro precisa para fazer aquele produto. Caso suas contas não estejam equilibradas, pode faltar dinheiro para comprar os ingredientes para fazer o doce. Além disso, você saberá que um determinado valor é necessário para manter as despesas em dia e evitar cortes de fornecimento - que podem prejudicar a operação da empresa.  

Com essas informações bem definidas, será necessário adotar algumas ações para ajudar a reduzir os custos e as despesas. A redução nos gastos proporcionará para a empresa maior controle sobre o seu dinheiro, fazendo com que parte do valor economizado seja investido em melhorias e no desenvolvimento de novos negócios. 

Muitos gestores encontram dificuldades na hora de reduzir os custos, pois tudo parece necessário para o bom funcionamento da empresa. E, muitas vezes é, porém isso não quer dizer que os processos não podem ser adaptados ou até substituídos por tarefas ou recursos mais eficientes.

Preparamos um infográfico com 7 dicas para quem quer melhorar a gestão de custos e despesas, resultando em economia para o negócio. Confira!