Quais as diferenças entre as notas fiscais: NF-e e NFS-e

Emitir nota fiscal, seja de venda ou de prestação de serviço, possui previsão na legislação brasileira e é, também, um instrumento fundamental para qualquer empresa que comercialize ou preste algum serviço.

Mas, mesmo se tratando de uma obrigação e de uma necessidade básica do negócio, muitas dúvidas acabam surgindo entre os empreendedores sobre os documentos fiscais eletrônicos, principalmente entre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).

Muitos empreendedores acreditam que as notas eletrônicas são sinônimo de complicação e burocracia. Mas, e você, é um desses empreendedores? Qual é o tipo de nota fiscal que você deve emitir? Continue a leitura do artigo que preparamos para você e obtenha muitas informações sobre o assunto e algumas novidades!

Principais diferenças entre a NF-e e NFS-e

Inicialmente, é importante destacar que as notas eletrônicas emitidas em ambiente totalmente digital, foram criadas com o objetivo de facilitar a vida do empreendedor e simplificar as obrigações tributárias.

Você deve compreender que a NF-e é destinada ao registro da comercialização de produtos, enquanto a NFS-e se destina objetivamente a certificar que determinado serviço foi prestado.

Ainda está com dúvidas? Não entendeu muito bem? A seguir abordaremos as principais diferenças entre a NF-e e a NFS-e.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica serve para realizar o registro de uma venda ou de uma compra de produtos, seja de estabelecimentos físicos, ou pela internet. Trata-se de um documento gerido pelos estados, emitido eletronicamente pelas empresas e enviado ao órgão Fazendário Estadual.

Além de registrar uma compra e/ou venda, a NF-e também é usada em outras casos, tais como: na devolução de mercadoria, para remessa, importação e exportação, retorno de reparo, industrialização e doação.

Fundamenta-se a existência da NF-e nas legislações estaduais, cujo foco é o recolhimento do ICMS, o Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação. O ICMS é um tributo estadual e se destina a financiar as obrigações constitucionais dos estados (Saúde, Segurança, Educação, etc). Assim, todas as empresas de um determinado estado da federação devem seguir as mesmas regras relacionadas à NF-e, mesmo que exista alguma diferença conforme o regime tributário da empresa.

Embora a legislação da NF-e seja parecida entre todos os estados, existem algumas variações. Dessa maneira, o empresário precisa ficar atento, estar preparado e muito bem assessorado, principalmente na compra e venda de produtos para outros estados.

Informações básicas para emitir uma NF-e

Para emitir uma NF-e, é necessário prestar e preencher algumas informações:

• Dados do destinatário e do remetente;
• Endereço do destinatário e remetente;
• Valor total dos produtos;
• Dados adicionais e informações complementares (se necessário);
• Descrição do produto (quantidade, numeração, valores);
• Tributos incidentes sobre os produtos.

Como gerar uma NF-e?

Para gerar uma NF-e, o primeiro passo é a empresa estar devidamente cadastrada no órgão fazendário do estado. É esse órgão o responsável pelo recolhimento dos impostos sobre a nota. Cada estado possui suas próprias regras para emissão de notas fiscais e não existe um portal online para emissão delas.

Uma vez que esteja devidamente inscrito e autorizado a emitir documentos fiscais eletrônicos junto a Fazenda de seu estado, você deverá procurar um software gerador de notas fiscais eletrônicas.

Por meio desse software você fará a emissão de suas notas fiscais e será por meio dele, automaticamente, que sua empresa criará as NF-e, enviará um arquivo eletrônico à Fazenda Estadual, aonde se farão as devidas validações e, então, encaminhadas as informações à Receita Federal e disponibilizadas para consulta pela internet.

Ao final deste processo, é gerado o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que comprova que o produto está sendo transportado de maneira regular.

Qual sistema devo utilizar para emitir NF-e?

O mercado brasileiro dispõe de inúmeras empresas fornecedoras de softwares destinados ao gerenciamento de notas fiscais eletrônicas, que são devidamente remuneradas pelos serviços pelo contratante.

Gratuitamente, existem algumas opções. O SEBRAE, por exemplo, disponibiliza gratuitamente o Emissor de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) gratuitos para todo o país, totalmente acessível em nuvem. Para acessar o emissor, clique aqui.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica serve para realizar o registro de uma prestação de serviço fornecido dentro de um mesmo município. Trata-se de um documento gerido pelos municípios, emitido eletronicamente pelas empresas e enviado ao órgão Fazendário Municipal.

Fundamenta-se a existência da NFS-e nas legislações municipais, cujo foco é o recolhimento do ISS, o Imposto Sobre Serviços, um tributo municipal destinado ao financiamento das obrigações constitucionais dos municípios (Saúde, Educação, etc).

Por se tratar de um tributo municipal fundamentado nas leis de cada cidade brasileira, nos termos da constituição da república, os municípios são autônomos para estabelecerem cada qual sua própria regra e suas alíquotas.

Muito embora a legislação da NFSe seja parecida entre os municípios, existem algumas variações. Dessa maneira, o empresário que presta serviço em mais de um município precisa ficar atento, estar preparado e muito bem assessorado por profissionais qualificados para evitar problemas fiscais.

Para facilitar sua compreensão, citaremos exemplos de atividades econômicas que são prestação de serviço e, assim, devem emitir NFS-e: educação, telecomunicações, consultoria, beleza, hotelaria, advocacia, limpeza, saúde, construção, informática, consertos e reparos, etc.

Informações básicas para emitir uma NFS-e

Para emitir uma NFS-e, é necessário prestar e preencher algumas informações:

• Inscrição Municipal e CNPJ/CPF;
• Dados do destinatário e do remetente;
• Endereço do destinatário e remetente;
• Alíquota do ISS;
• Descrição do serviço prestado e código referência.

Como gerar uma NFS-e?

A emissão da NFS-e pode ser feita online, por meio do Portal para emissão de notas fornecido pela Prefeitura da cidade ou por meio de um software de emissão de documentos fiscais eletrônicos.

É importante destacar que, por força de Lei Federal, a alíquota de ISS deve variar entre 2% e 5% sobre o valor da nota, independente da cidade.

Após a sua emissão é gerado o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e não existe uma padronização nacional (exceto para os MEIs – Microempreendedores Individuais).

Principais diferenças entre NF-e e NFS-e

Como vimos, a NF-e tem a função de registrar a venda de produtos e a NFS-e tem a função de registrar a prestação de serviços. Por exemplo:

• Quando você adquire uma bicicleta em qualquer loja, seja física ou na internet, a empresa deve emitir uma NF-e;
• Quando você leva essa bicicleta à oficina para fazer uma engraxada geral, a empresa deve emitir uma NFS-e.

Abaixo, preparamos um quadro resumo com as principais diferenças:

E o Microempreendedor Individual - MEI precisa emitir nota fiscal?

Como já deve ser de seu conhecimento, o MEI é obrigado a emitir nota fiscal sempre que vender ou prestar serviços para outras empresas. A emissão é opcional quando o serviço ou a venda for para pessoa física, desde que não haja uma demanda direta do cliente pelo documento. Saiba mais clicando aqui.

NFS-e no Portal Nacional

Desde 01/09 todos os MEIs que atuam na prestação de serviços estão obrigados a emitir suas NFS-e no padrão nacional, tornando essa rotina mais simples, fácil e ágil, visto que o MEI poderá emitir a nota por meio de aplicativo de celular ou da web, via computador.

A seguir, disponibilizaremos o link por meio do qual você terá acesso a um passo a passo pormenorizado e devidamente ilustrado com as telas do sistema (web e mobile) para realização de cadastro e emissão da nota. Para acessá-lo, clique aqui. Aproveite e confira o passo a passo de como emitir nota fiscal para MEI.

NF-e ou NFA-e no site da Fazenda Estadual

O MEI pode emitir dois modelos de notas fiscais a NF-e e a NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica).

Em relação à NFA-e, o MEI é autorizado pela Fazenda Estadual a emiti-la e deve fazer diretamente no site da SEF/SC.

Para emitir esse modelo de nota, o MEI precisa possuir inscrição estadual (caso não possua, pode-se solicitá-la neste link), solicitar no site da SEF/SC o cadastro/autorização e, após, com o login/senha ativo, o MEI acessa o sistema S@t e emite a NFA-e.

Já para emitir uma NF-e, o MEI deve seguir as demais regras citadas anteriormente, inclusive a necessidade de possuir certificação digital.

IMPORTANTE!

Em caso de dúvidas, procure um profissional habilitado para lhe auxiliar: Contador, Consultor, Salas do Empreendedor e/ou demais Canais de Atendimento do SEBRAE (0800 570 0800). As consultorias  também podem te ajudar com essas e outras dúvidas. Veja como solicitar!

Se inscreva nos cursos, leia as cartilhas e acompanhe o blog para ter acesso a mais dicas sobre empreendedorismo e gestão.