[Acerte nos processos 1] Primeiros passos para criar processos na empresa

A pandemia do Coronavírus pegou todo mundo de surpresa e o impacto que isso terá na economia assusta os empresários, principalmente de micro e pequeno porte. Se você quer se diferenciar dos concorrentes, principalmente na retomada, criar processos na empresa será a melhor forma de otimizar os resultados.

Com uma gestão de processos você consegue reduzir custos, aumentar a produtividade, entregar mais qualidade ao cliente e, consequentemente, ter mais lucratividade. Quer saber como fazer isso? Nesse texto nós vamos te ajudar a entender como criar processos na empresa, com um passo a passo para você começar agora!

O que é gestão de processos?

Primeiramente temos que entender o que é gestão de processos, ou Gerenciamento de Processos de Negócio, e o que trará de benefícios para a sua empresa.

Hoje em dia, mesmo que seja necessário ter especialistas e responsáveis em cada departamento, é essencial que todas as equipes se envolvam nos processos operacionais. Isso fará toda a diferença na entrega do resultado do seu produto ou serviço ao cliente. E é assim que se resume a gestão de processos: integrar as atividades de diferente áreas, otimizando o trabalho de toda a equipe.

Engana-se quem pensa que criar processos na empresa serve apenas para grandes corporações. Você pode e deve aprimorar atividades de áreas específicas, por exemplo, sem despender muito investimento para isso.

O momento em que estamos vivendo não permite erros ou desperdícios, é preciso se diferenciar para sobreviver ao mercado e retomar a economia. E isso só será possível com uma boa gestão.

Os benefícios da gestão de processos

Criar processos na empresa visa uma série de benefícios, que basicamente se resumem em:

• Diminuição de custos operacionais;
• Redução de desperdícios;
• Diminuição de falhas;
• Monitoramento dos processos em tempo real;
• Melhoria do produto;
• Motivação dos funcionários envolvidos no processo;
• Diagnósticos das origens dos erros;
• Mais agilidade no trabalho;
• Aumento da satisfação do cliente ;
• Vantagem competitiva no mercado;
• Alcance de objetivos organizacionais;
• Ganho de produtividade;
• Ganho de eficácia, eficiência e transparência.

Você se interessou? Então vamos ao que interessa!

Passo a passo para criar processos na empresa

Agora que você já sabe o que é gestão de processos, a quem essa metodologia se aplica e os benefícios de se criar processos na empresa, confira um passo a passo para começar agora a otimizar o trabalho da sua equipe.

1. Análise e planejamento

O primeiro passo é planejar como a gestão de processos será realizada na sua empresa. Nessa etapa você precisa verificar os principais problemas existentes e as melhores soluções para resolvê-los.

Não se esqueça de incluir a sua equipe nessa etapa, afinal, ninguém melhor que eles, que vivem o dia a dia das situações, para elencar os principais problemas.

2. Mapeamento de processos

Um bom gestor precisa conhecer a fundo cada processo da operação. Por isso essa etapa é uma das mais importantes, pois é a elaboração do Mapa Geral de Processos que vai estabelecer uma gestão de processos de sucesso. Com essa ferramenta, é possível identificar quais fases da operação devem ser melhoradas e quais devem ser excluídas, a fim de otimizar todo o trabalho.

É fundamental que nesse mapeamento contenha a descrição das principais atividades, assim como os responsáveis por cada tarefa. Também deve conter o resultado de cada processo e a avaliação de cada etapa. Quanto mais completo for o seu fluxograma, mais fácil enxergar onde estão os problemas. Mas isso nós veremos a fundo mais pra frente, no nosso próximo post aqui no blog. Acompanhe!

3. Execução

Agora que os gargalos e falhas de processos foram identificados, é hora de desenhar um novo fluxograma e colocar em prática. Na fase anterior você pode entender o que está, ou não, agregando valor, o que pode ser melhorado, reduzido ou incluído, e se as ações estão gerando os resultados esperados. Aqui você vai avaliar se o que foi planejado funciona na prática, e colocar a mão na massa!

4. Monitoramento e melhoria contínua

Tudo o que é colocado em prática deve ser monitorado continuamente, para avaliar se os novos processos são eficientes. Eles devem ser acompanhados através dos indicadores de desempenho definidos previamente.

Entre as métricas que devem ser avaliadas estão:

• Tempo de duração
• Custo
• Capacidade de produção
• Qualidade

5. Automatização

Tudo isso que falamos aqui pode ser feito de forma automatizada, tornando a visão do fluxo de trabalho mais ampla e precisa, ganhando mais transparência na comunicação e agilidade nos processos. Essa é uma das melhores formas de tornar os procedimentos de uma empresa mais eficientes e com custos reduzidos. Confira aqui a importância e os benefícios de automatizar processos.

A gestão de processos veio para revolucionar o mundo organizacional, hoje essas técnicas não são mais uma opção, elas são essenciais para o sucesso de uma empresa. Se você ainda tem dúvidas, entre em contato com o Sebrae, nós temos consultorias online totalmente gratuitas, nos mais diversos temas, inclusive gestão e processos. Mas se você busca algo mais completo e específico, o curso Gestão de Processos do Sebrae é perfeito para você, que busca tornar sua empresa mais competitiva. 

Acompanhe os próximos posts! Este conteúdo faz parte de uma série com quatro posts sobre processos.