5W2H: o que é, para que serve e por que usar na sua empresa

A ferramenta 5W2H é uma forma simples, eficiente e clara de identificar necessidades e propor soluções para alcançar os objetivos de uma empresa. Basicamente, é um checklist das atividades preventivas e corretivas que precisam ser desenvolvidas dentro de uma organização. Ainda, essa ferramenta serve para descrever de forma sucinta um objetivo e detalhar as ações, os custos e os responsáveis para alcançá-lo.

Ficou confuso? Calma, vamos te explicar tudo sobre o 5W2H. Continue a leitura e saiba o que é, para que serve e como aplicar essa ferramenta na sua empresa.

O que é 5W2H?

Antes de entender o que é o 5W2H, precisamos voltar um pouquinho: você sabe o que é um plano de ação? O plano de ação, como o nome já diz, é um planejamento que tem por objetivo definir as metas e estratégias de uma empresa e como essas serão transformadas em ações possíveis de serem monitoradas.

Por meio desse plano, a empresa pode prever tudo o que deve ser executado, criar uma metodologia, elaborar um cronograma e indicar os responsáveis para dar andamento a cada etapa. E é aí que entra a ferramenta 5W2H: ela transforma em ações práticas toda a análise e a formulação de estratégias idealizadas para o plano de ação. Assim, como mencionamos, o 5W2H é um checklist de atividades, prazos e responsabilidades de todos os envolvidos em um projeto.

Quais os elementos do 5W2H?

A sigla 5W2H vem do inglês e é formada pelas letras iniciais das sete perguntas que devem ser feitas ao traçar o plano.

5W

• What – o que será feito?

• Why – por que será feito?

• Where – onde será feito?

• When – quando será feito?

• Who – por quem será feito?

2H

• How – como será feito?

• How much – quanto vai custar?

De forma resumida, a função dessa ferramenta é definir o que será feito, por que, onde, por quem, quando, como e quanto isso custará. Com isso, o método auxilia na organização e no planejamento de quaisquer processos internos da empresa.

Onde esse método pode ser aplicado?

O 5W2H se aplica bem a qualquer cenário em que você precise fazer um plano de ação, seja na sua empresa ou na vida pessoal. Não há necessariamente uma limitação para o seu uso, sendo possível traçar desde um planejamento orçamentário de uma empresa, um lançamento de produtos, reorganização de processos, até organizar uma viagem com amigos ou uma festa de família, por exemplo.

Ao trazer para a realidade do seu negócio, você pode utilizar a ferramenta no planejamento estratégico para tornar a sua empresa mais lucrativa ou para auxiliar o setor de recursos humanos, aumentar sua carteira de clientes, entre uma infinidade de outras aplicações.

Como utilizar o 5W2H na sua empresa

Independentemente da aplicação, a forma de utilizar o método 5W2H se resume a responder as perguntas que listamos anteriormente em uma planilha modelo, um software de planilhas ou até em um formulário de papel bem desenhado, com uma estrutura onde fiquem claras todas as informações. Para isso, lembre-se que cada pergunta representa uma análise específica dos objetivos e das etapas que devem ser executadas para atingi-los.

Dicas de aplicação:

• Faça uma reflexão sobre cada pergunta e as responda de maneira objetiva, mas detalhada o suficiente para que seja possível que todos a compreendam. Ao respondê-las, lembre-se sempre da meta a ser alcançada. Além disso, busque construir a planilha em conjunto com outras pessoas que estarão envolvidas no processo, para que todos estejam alinhados com o objetivo final.

• Além de criar uma planilha no computador ou de realizar o plano de ação de forma manual em um quadro, cartaz ou papel, você pode utilizar recursos tecnológicos para montar e monitorar o 5W2H. Isso permite que toda equipe possa acompanhar em tempo real o andamento dos processos. Para isso, procure um aplicativo ou sistema que permita o compartilhamento e a edição por todos os membros da sua equipe, como o Google Planilhas, o Evernote ou o Trello.

• Não se limite ao que foi traçado. É importante seguir atualizando esse plano de ação conforme a mudança de tendências ou de necessidades. Dependendo do projeto, é normal que você e sua equipe se deparem com diversas transformações que podem alterar o cenário previsto, o que exige uma reavaliação.

• Crie reuniões rápidas e periódicas para informar a equipe sobre o andamento das etapas, mesmo que todos tenham acesso em tempo real. Isso é importante para ouvir feedbacks e encontrar juntos oportunidades de melhorias.

Preenchendo a planilha do 5W2H

Não há uma única maneira de aplicar a metodologia 5W2H, nem uma única finalidade ou um jeito certo. A única coisa que importa é que as respostas que preencherão a planilha estejam sempre focadas no objetivo definido.

Para ajudar no preenchimento dos campos da ferramenta, listamos abaixo as informações que você pode usar como base.

• What: ação que deve ser executada, ou problema a ser solucionado.

• Why: justificativa dos motivos e objetivos de executar a ação ou solucionar o problema.

• Who: definição dos responsáveis pela execução do que foi planejado.

• Where: informação sobre onde cada um dos procedimentos que serão executados.

• When: cronograma que estabelece quando será executada cada etapa do plano.

• How: explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos estabelecidos.

• How much: limitação de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito.

Você também pode usar a tabela abaixo como base na hora de preencher a planilha:

Crédito: Sebrae/SC

Outro ponto importante é que, caso você tenha mais de um objetivo a ser alcançado, o indicado é criar uma planilha para cada projeto, para que o planejamento possa ser visualizado com mais facilidade. 

Por exemplo: a saída (demissão) de um colaborador da empresa que executa diversas tarefas importantes deve ser planejada com eficiência para que outros colaboradores possam assumir essas responsabilidades. Aqui, caberia uma planilha exclusiva para esse fim. 

Ao mesmo tempo que acontece a saída dessa pessoa, a empresa pode estar lançando um novo produto no mercado e precisa planejar sua divulgação. Logo, outra planilha de 5W2H pode ser criada para traçar as estratégias dessa ação e delegar tarefas. Por isso a necessidade de separar por projeto, já que cada um é composto por várias atividades diferentes.

Vantagens do 5W2H para o seu negócio

• É muito fácil de ser utilizado, permitindo que qualquer empresa ou pessoa consiga definir suas estratégias.

• Pode ser utilizado por empresas de todos os portes.

• Pode ser útil a todos os colaboradores.

• Permite organizar um ótimo planejamento.

• Ajuda no alinhamento da equipe.

• Traz mais clareza na atribuição de atividades de cada colaborador, facilitando a etapa de delegar tarefas.

• Pode ter diversas aplicações e ser utilizado em diferentes áreas, como gestão de projetos, gestão de riscos, gestão orçamentária, gestão de pessoas, elaboração de planos de negócio e elaboração do planejamento estratégico.

• Ajuda a promover mais praticidade e organização, já que a equipe sabe o que, como e quando fazer, permitindo ações rápidas.

• Ajuda na execução e no controle das tarefas da empresa, colaborando para a economia de tempo e de recursos, além de evitar atrasos nas entregas.

• Auxilia no aumento dos lucros.

• Melhora o processo de tomada de decisão.

• Aumenta o nível de objetividade dos planos de ação.

Conte com os materiais do Sebrae para definir seu plano de ação

Como vimos, o plano de ação 5W2H é uma das ferramentas mais simples e eficazes do mercado e traz diversas vantagens para o seu negócio. Esperamos que nossas dicas possam auxiliar você na formação do seu plano de ação e, claro, se ainda tiver dúvidas, conte sempre com o apoio do Sebrae/SC. 

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